Onkostenvergoeding Vrijwilligerswerk

 

Inleiding

Bij het uitvoeren van vrijwilligerswerk worden door vrijwilligers vaak onkosten gemaakt. Deze onkosten kunnen sterk per activiteit verschillen. De onkosten die het meest voorkomen zijn:
  • reiskosten van en naar het werk;
  • schrijfbenodigdheden, briefpapier, postzegels, telefoon- en internetkosten;
  • vergaderkosten, zoals een vergoeding voor koffie/thee;
  • kosten voor trainingen en/of cursussen;
  • oppaskosten, thuis of opvang;
  • werkkleding en de kosten voor het wassen van werkkleding;
  • kosten voor boeken en tijdschriften die men voor het werk nodig heeft.
 
De onkosten kunnen door de organisatie voor wie het vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd, worden vergoed. Organisaties zijn echter niet wettelijk verplicht om dit te doen. Wanneer de organisatie wordt gesubsidieerd, kan de onkostenvergoeding in de begroting worden opgenomen.
 
Voor de belastingdienst is het van belang dat vrijwilligers geen (verkapte) beloning voor hun werkzaamheden ontvangen. Is dit wel het geval, dan zijn hierover premies en belastingen verschuldigd.
 
De belastingdienst onderscheidt twee mogelijkheden voor het vergoeden van onkosten, waaruit uw organisatie kan kiezen. Het combineren van beide is niet mogelijk!
  1. het vergoeden van werkelijk gemaakte kosten óf
  2. het uitbetalen van een standaard onkostenvergoeding.
 

1. Vergoeding van werkelijk gemaakte kosten

Vrijwilligers kunnen door middel van declaratieformulieren, kwitanties, rekeningen en bonnen de werkelijk gemaakte onkosten declareren bij de organisatie waarvoor zij werkzaamheden hebben verricht. De vergoeding van deze kosten is niet aan een maximum gebonden, zolang de kosten maar ‘hard gemaakt’ kunnen worden.
 

Reiskosten

Voor de vergoeding van reiskosten vindt de berekening vaak plaats op basis van het openbaar vervoer, ongeacht of de vrijwilliger per fiets, auto of openbaar vervoer komt.
Indien de organisatie toch een kilometervergoeding voor de auto wil uitbetalen, dan mag deze vergoeding kostendekkend zijn. Voor een auto is dat de gemiddelde kilometerprijs waarvoor hij rijdt. Om dit te bepalen worden bijvoorbeeld de richtlijnen van de ANWB gebruikt. De kilometervergoeding mag dus meer bedragen dan de maximum kilometervergoeding die voor werknemers in loondienst geldt.
 
Bij de uitbetaling van de werkelijk gemaakte kosten moet er rekening mee gehouden worden dat de belastingdienst geen buitensporig hoge beloningen accepteert. Te denken valt hierbij aan extreem dure werkkleding of zeer hoge verblijfkosten. De beloning moet in verhouding staan tot het reguliere uitgavenpatroon van de vrijwilliger.
De organisatie mag de vrijwilligers maandelijks een voorschot betalen, op basis van een inschatting van de te maken kosten. Achteraf wordt dit voorschot dan verrekend met de werkelijk gemaakte kosten.
 

2. Standaard onkostenvergoeding: maximaal € 150,- per maand en € 1.500,- per jaar

Een organisatie mag voor het onbelast vergoeden van de onkosten van vrijwilligers een vast bedrag per maand uitbetalen met een maximum per jaar. De hoogte van deze bedragen wordt jaarlijks vastgesteld.
 
Voor 2006 geldt een maximale vergoeding van € 150,- per maand en € 1.500,- per jaar (een lagere vergoeding mag natuurlijk ook). Bij ziekte wordt niets uitgekeerd.
 
Deze standaard onkostenvergoeding is als bedrag éénmalig en persoonsgebonden. Dit betekent dat een vrijwilliger die bij meerdere organisaties vrijwilligerswerk uitvoert niet meerdere keren € 150,- mag ontvangen. Ongeacht waar en hoeveel de vrijwilliger in een maand werkt, de maximale vergoeding blijft in totaal € 150 per maand.
 
De Belastingdienst heeft bepaald dat u loonheffingen moet inhouden voor vrijwilligers die bij uw organisatie meer verdienen dan € 4,50 per uur. Voor vrijwilligers jonger dan 23 jaar geldt een maximum uurloon van € 2,50.
 
Een rekensommetje wijst uit dat dit betekent dat een vrijwilliger voor het maximum van
€ 150,- per maand 33 uur (x € 4,50) onbelast moet werken, ofwel zo’n 8 uur per week.
Iemand tot 23 jaar moet dan per maand 60 uur (x € 2,50) vrijwilligerswerk doen voor het maximale bedrag van € 150,- is bereikt ( is ongeveer 15 uur per week!).
 
Wanneer een vrijwilliger meer dan € 1.500,- vergoeding per jaar ontvangt, moeten deze inkomsten worden opgegeven aan de belastingdienst. Tenzij het gaat om werkelijk gemaakte kosten (en het hele bedrag aantoonbaar is met bonnetjes e.d.) want in dat geval geldt regeling 1. Bedragen groter dan de maximum vergoeding zijn namelijk wel belastbaar.
 

Vrijwilligerswerk en een uitkering

Uitkeringsgerechtigden mogen vaak vrijwilligerswerk doen met behoud van de uitkering, maar zijn hierbij wel gebonden aan een aantal regels. Indien dit voor uw vrijwilligers van toepassing is, kunt u meer informatie over dit onderwerp opvragen bij STAP/OAW. Daarnaast is het verstandig dat de vrijwilliger contact opneemt met de uitkerende instantie.
 
Er is een kanttekening voor mensen met een uitkering in het kader van de Wet werk en bijstand (WWB). In 2005 was het zo dat een onkostenvergoeding ook door de WWB niet als inkomen werd gezien en dus niet gekort werd op een uitkering. Per 1 januari 2006 zijn er echter twee mogelijkheden voor mensen die onder de WWB vallen: 
 
  1. Het vrijwilligerswerk is – volgens het college van B&W - onderdeel van een traject dat gericht is op arbeidsinschakeling. In dat geval kan de Sociale Dienst besluiten dat een vrijwilliger maximaal € 150,-  per maand, met een maximum van € 1.500 per jaar, als onkostenvergoeding mag krijgen zonder dat dit gevolgen heeft voor de hoogte van de uitkering. In dat geval zal de organisatie waar deze vrijwilliger actief is, een opgave voor de WWB moeten bijhouden.
  2. Het vrijwilligerswerk is – volgens het college van B&W – géén onderdeel van een traject dat gericht is op arbeidsinschakeling. In dat geval mag een vrijwilliger maximaal € 95,-  per maand, met een maximum van € 764 per jaar, als onkostenvergoeding krijgen zonder dat dit gevolgen heeft voor de hoogte van de uitkering.
  

Giftenaftrek

Vrijwilligers die niet in aanmerking (willen) komen voor vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten, kunnen in sommige gevallen bij hun belastingopgave gebruikmaken van de giftenaftrek.
 
Een voorwaarde voor deze regeling is dat de organisatie door de belastingdienst erkend is als een ‘algemeen nut beogende instelling’. Voor de giftenaftrek geldt bovendien een drempel en de kosten moeten aantoonbaar gemaakt zijn. Deze regeling is niet van toepassing op mensen met een uitkering. Voor meer informatie: helpdesk Belastingdienst, tel. 0800 – 0543 (gratis).
 
Uitgebreidere informatie over dit onderwerp is ook bij STAP/OAW op te vragen.
 

Alternatieven

Naast de vergoeding van onkosten zijn er ook andere vormen om waardering aan de vrijwilligers uit te drukken. Het gaat hierbij dan om vergoeding die de vrijwilligers kunnen beschouwen als vormen van beloning zoals:
  • kerstattentie;
  • korting op de contributie;
  • gratis gebruik van voorzieningen van de organisatie;
  • jaarlijks uitje voor de hele groep;
  • voor extra inzet een vrijwilliger in het zonnetje zetten.
 

Een eenduidig onkostenbeleid

Hoe een organisatie de vergoeding van de onkosten van vrijwilligers ook regelt, het is belangrijk dat de regeling duidelijk en eenduidig is. Verschillen tussen vergoedingen van vrijwilligers binnen dezelfde organisatie moeten voor iedereen verklaarbaar zijn. Dit vraagt om zorgvuldige en heldere afwegingen, op basis van een goed inzicht in de activiteiten van de vrijwilligers binnen de organisatie. Gebeurt dit niet, dan leidt dit al gauw tot onrust en ontevredenheid bij de vrijwilligers.

bron:
CVD STAP
Glashaven 42, Postbus 208, 3000 AE Rotterdam
Telefoon 010 - 436 30 90 Email: stapoaw@cvd.nl